Gestão de tempo: Como organizar a sua agenda!

Nos dias de hoje, a gestão de tempo é uma das preocupações prioritárias de qualquer profissional, independente do seu ramo de atuação!

Quando entramos no ramo da arquitetura e interiores, isso não é diferente. Afinal, a rotina dos escritórios está cada vez mais intensa e cheia de atividades.

Sabemos que para esse mercado, qualquer ganho no sentido da produtividade é sempre bem-vindo, pois muitas vezes fica impossível atender clientes, cumprir prazos e fazer projetos de maneira saudável.

Além disso, arquitetos e designers de interiores geralmente recebem por projetos que são entregues. Então, naturalmente os que são mais produtivos, conseguem produzir mais e ter um ganho financeiro muito maior ao longo do mês.

Saiba que um dos elementos que pode ser trabalhado fortemente nessa questão da gestão do tempo é a agenda. Por isso, te perguntamos: Você sabe organizar a sua agenda de modo que seja produtivo? Confira nossas dicas abaixo para entender como ser efetivo com essa organização:

1. Faça uma lista de prioridades

 

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gestão de tempo: lista de prioridades

É bem provável que a sua agenda esteja cheia de compromissos e atividades que precisam ser feitos, não é mesmo?

Essa é uma realidade de todos os profissionais, sendo que é muito comum que boa parte dessas atividades sejam classificadas como importante ou urgente e outras nem tanto.

Pois bem, como lidar com isso? É simples, todos os dias antes de iniciar o trabalho, tire alguns minutos para ordenar as tarefas que precisam ser cumpridas levando em consideração a sua prioridade.

Lembre-se de ser coerente nas suas decisões e no momento da execução, após finalizar cada item, risque-o da lista imediatamente e comece o próximo imediatamente.

Veja também: Escritório de arquitetura organizado: do cronograma ao capital humano

Saiba que por mais que você tenha que dedicar um tempo todas as manhãs para fazer isso, essa prática ajudará a economizar muito tempo a médio e longo prazo. Então, a ideia é perder um pouquinho de tempo no início para ganhar muito ao longo do dia. Entendeu?

2. Tenha noção do tempo

 

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gestão de tempo: procrastinação

Um dos grandes vilões da produtividade é começar a fazer uma atividade e não ter noção do quanto tempo ela levará para ser concluída.

A consequência disso pode ser muito estressante, pois aquela tarefa que parecia levar uma hora pode levar o dia todo para ser feita.

Então, tente fazer estimativas certeiros do quanto tempo cada atividade tomará do seu dia. Dessa forma, será possível encaixá-las de modo que o seu dia seja muito mais produtivo. Afinal, você vai conseguir executar a sua lista de afazeres de forma otimizada.

Pode ser que no início, você não saiba como fazer isso, mas não tem problema. Comece a medir o quanto está demorando para concluir cada tipo de atividade e registre essa informação para que você possa utilizar isso nos seus planejamentos futuros.

3. Centralize as informações em apenas um lugar

 

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gestão de tempo: centralização das informações

Um dos grandes erros relacionados a gestão do tempo é manter as informações descentralizadas, ou seja, é o famoso anotar diversas tarefas que precisam ser feitas em lugares diferentes ou agendas diferentes.

O problema dessa prática é que ela atrapalha totalmente a produtividade, pois contribui significativamente para a perda de foco, além de correr o risco de deixar de executar tarefas por pura desorganização.

Então, independentemente se você escolheu uma agenda de papel ou algum aplicativo que tenha tal função, tenha o hábito de registrar tudo que precisa ser feito nesse local. Desse modo, evita-se que uma simples organização de agenda seja o motivo para que sua rotina seja um fracasso.

Veja esse nosso e-book gratuito sobre o tema: 7 dicas para organizar seus documentos e informações digitalmente

4. Organize sua agenda diariamente

 

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gestão de tempo: agenda

É muito comum que ao longo do dia surjam atividades que precisam ser feitas no futuro, e com a intensidade da rotina não tem como ficar inserindo-as na agenda de forma organizada. Além disso, é normal que algumas delas que estavam previstas para serem realizadas no dia, acabarem não sendo feitas por algum motivo.

Por isso, sugerimos que você tire um tempo ao fim do dia para organizar a sua agenda com o objetivo de colocar essas demandas para os próximos dias, além de documentar as que não conseguiram ser realizadas.

Dessa forma, ficará muito mais fácil organizar as atividades prioritárias no próximo dia, gerando cada vez mais produtividade para o seu dia.

5. Aproveite os recursos da tecnologia

 

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gestão de tempo: tecnologia

Já não é novidade para ninguém que a tecnologia vem oferecendo muitos recursos que tem um alto poder de otimizar a rotina das pessoas. Sendo assim, já tornou-se inviável não aproveitar tudo isso em nosso dia a dia, não é mesmo?

Um grande exemplo disso são os nossos celulares smartphones. Então, por que não aproveitar todos os recursos que esse aparelho oferece em prol da gestão de tempo?

Saiba que eles oferecem aplicativos, que muitas vezes são o que você estava precisando para deixar o seu dia mais produtivo. Nesse sentido, há diversas possibilidades relacionadas à gestão do tempo, desde os que ajudam a organizar contatos, até os que ajudam a manter o foco e medir a produtividade.

Então, pesquise quais são as possibilidades, entenda quais são as suas demandas e busque pelos aplicativos que podem te atender. Acredite, seu dia será muito mais produtivo dessa maneira.

6. Faça uma revisão semanal

 

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gestão de tempo: revisão

Fazer uma revisão semanal do que deu certo e o que não deu também é uma boa prática de gestão de tempo.

Até porque, não será logo na primeira semana que você conseguirá acertar a sua organização de agenda, e por mais que você já esteja experiente nisso, sempre haverá algo para melhorar.

Separe então um tempo no fim da sexta-feira para revisar o que foi feito e quais os aprendizados para a próxima semana.

Dessa maneira, quando chegar a segunda-feira, será muito mais fácil planejar a semana, pois você saberá as armadilhas que deverá evitar e o melhor caminho para resolver cada demanda que surgir.

7. Equilibre as atividades

 

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gestão de tempo: equilibrio

Por fim, nossa última dica é que você busque organizar suas atividades de modo que ela esteja equilibrada. Lembre-se que a vida não é feita só de trabalho e que é preciso se dedicar a família e ao lazer para ter uma vida mais saudável, o que também contribui significativamente com a nossa produtividade.

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Então, primeiramente se programe para incluir essas atividades no seu dia a dia e depois tente equilibrar o seu tempo entre elas para que você não fique somente focado na vida profissional, ok?

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Esse artigo foi produzido pela equipe do Saia do Lugar, um dos maiores blogs do Brasil em empreendedorismo, marketing, liderança e vendas