Gestão administrativa e financeira: 11 segredos para o sucesso

Virar empreendedor e cuidar da gestão administrativa e financeira de um empreendimento exige muita organização, planejamento e coragem. Abrir um escritório, por exemplo, é um grande passo para se dar e é preciso muita atenção até aos menores detalhes para alcançar o sucesso.

Especialmente no que diz respeito às finanças, elas precisam estar em ordem para que haja controle das necessidades e um bom desempenho do negócio.

Além disso, saber como administrar o financeiro de uma empresa com competência favorece o crescimento do negócio e torna a estruturação muito mais tranquila e fácil de ser implementada.

Veja, abaixo, algumas dicas sobre como estruturar as finanças do seu negócio.

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Saiba como fazer a gestão administrativa e financeira de uma empresa

Conheça os tipos de serviço

Um escritório de arquitetura, por exemplo, é puramente baseado na prestação de serviços diretamente às pessoas físicas, empresas ou para o governo, clientes que buscam serviços de um arquiteto para suas demandas de projetos e obras.

Os serviços prestados por um escritório de arquitetura vão desde a consultoria e desenvolvimento de projetos, podendo chegar à coordenação de obras, paisagismo e planejamento urbano, dentre outros serviços relacionados ao exercício profissional.

Veja também: Tipos de arquitetos: qual o seu? Como escolher (ou mudar) sua área?

Tenha um bom portfólio e uma tabela de preços

O ideal é que você tenha consciência dos serviços que pode oferecer e tenha um bom portfólio para apresentar aos possíveis clientes.

Montar um escritório de arquitetura é uma opção de negócio para quem tem formação acadêmica e deseja empreender neste segmento.

A renda do escritório tem como base os valores pagos pelos serviços prestados, os quais devem ser suficientes para cobrir todas as despesas envolvidas no negócio e também gerar lucro para o empreendedor. Dessa maneira, junto do portfólio também é importante ter uma tabela de preços.

Uma das melhores formas de montar um portfólio é criando um site. Confira uma palestra do nosso fundador e CEO Diego Simon te ensinando tudo sobre o tema: Geradores de Público: Crie audiência para seu site e blog

E se você quiser saber realmente como definir preços, leia este artigo de nosso blog: Aprenda como cobrar projeto de arquitetura e garantir seu lucro

Defina objetivos financeiros

Para iniciar qualquer negócio você precisará de objetivos, com um escritório de arquitetura não é diferente. Sem objetivos o escritório dificilmente vai obter bom desempenho financeiro.

Para começar a organizar as finanças é preciso focar na definição de objetivos. Você pode estabelecer objetivos relacionados à lucratividade, redução de despesas e à realização de investimentos.

De preferência, divida os objetivos em partes menores, que você pode chamar de metas. Metas tornam a organização mais fácil, além de que podem te motivar mais.

Ter tudo isso definido servirá como guia para que você saiba quais as ações que devem ser tomadas a seguir.

Crie uma reserva para emergências

Imprevistos acontecem e sempre vão te pegar de surpresa. Em um mês seu equipamento pode precisar de um reparo de emergência, no mês seguinte você pode não conseguir fechar com clientes suficientes ou pode acabar tendo gastos extras.

Sem preparo, todas essas situações podem ser o fim para o seu escritório ou pelo menos podem colocar seu negócio em risco. Para evitar que isso aconteça, crie uma reserva para emergências. Conheça os erros mais comuns que comprometem a lucratividade de um escritório e previna-se!

Além do capital de giro, tenha uma quantia separada para quando precisar em uma situação imprevista.

Controle de dívidas

Assim como na vida pessoal, o escritório também deve ter atenção especial a suas despesas, especialmente na questão de receber mais do que se gasta, ou todo o plano de organização das finanças vai falhar. Isso significa, que você precisa manter as dívidas sob controle.

Antes de pensar em gastar os recursos do escritório, faça um mapeamento com todos os custos fixos e variáveis dele. Só então avalie se esse novo gasto é necessário e se o benefício que ele trará compensará os gastos no futuro.

O ideal é que seu escritório tenha o mínimo possível de dívidas pendentes e também que elas estejam no menor valor possível, de modo a maximizar o lucro.

Viva de acordo com o seu padrão de vida

O seu padrão de vida pode impactar diretamente as finanças do escritório. Como? Bem, quanto mais elevado for o seu padrão, mais lucrativo seu negócio precisará ser, o que pode acabar frustrando suas expectativas logo no início ou te fazendo deixar sobrar menos dinheiro para investir no negócio.

Querer ter um padrão de vida muito elevado com um escritório que está começando e ainda não tem altos resultados pode ser inviável. Sendo assim, pense nos reajustes que você precisará fazer no seu estilo de vida.

Dedique tempo para fazer seu planejamento financeiro

Planejamento é sinônimo de boa organização financeira. Quanto melhor seu planejamento financeiro, mais tranquilidade você terá para tocar seu negócio para frente.

Para isso, é preciso sentar e estudar as finanças de um escritório: a estrutura de gastos, como são feitos os pagamentos, fluxo de caixa, possíveis investimentos, taxas, impostos a serem pagos e assim por diante.

Com esse planejamento pronto, é hora de estudar como serão utilizados os recursos disponíveis. Também vale a pena incluir os objetivos inicialmente definidos e procurar ferramentas que ajudam os empreendedores que estão começando.

Separe o pessoal do profissional

Não é nem um pouco recomendável misturar a renda do escritório com seus gastos pessoais, dessa forma você nunca terá uma visão clara dos seus gastos e dos custos do negócio de forma separada.

Um escritório tem seus próprios custos, se eles não forem claros para você, o escritório pode acabar entrando em dificuldades financeiras.

Por isso, é fundamental ter contas separadas. Que tal estabelecer um salário fixo para você e guardar o restante para reinvestir no negócio?

Veja também: Como fazer o controle financeiro do seu escritório de arquitetura e da sua vida pessoal

Não confunda investimentos com gastos

Os gastos de um negócio envolvem pagamento de contas, funcionários, equipamentos para trabalho entre outros. Já investir é uma forma de utilizar os recursos disponíveis prevendo ganhos futuros, sejam no curto, médio ou longo prazos. Modernizar o atendimento do escritório ou automatizar tarefas são exemplos de investimentos.

Portanto, é importante reconhecer as diferenças entre essas despesas de modo a usar os seus recursos da melhor maneira possível.

Invista no seu negócio

E por falar em investimento, esse é um passo muito relevante mesmo no início do seu negócio.

Quanto mais você investe, mais retorno acontece, porém, é preciso estudar qual a maneira mais adequada de fazer esse investimento.

Uma ajuda pode ser bem-vinda

Mesmo depois de se preparar bem, garantir a total organização das finanças de um escritório não é fácil. Ainda existem questões técnicas que demandam muito conhecimento específico.

Para otimizar seu tempo, você pode terceirizar serviços: contratar um contador, um administrador de empresas e alguém para cuidar do RH. Assim, você consegue focar melhor em trazer resultados nos projetos.

Organizando as finanças do seu escritório

Estruturar um negócio é um verdadeiro desafio, mas com o planejamento correto e sem apressar os resultados, você pode sim ter sucesso no mercado.

Peça ajuda, consulte especialistas, contrate empresas ou softwares para te ajudar nisso. A única coisa que você não pode fazer é ficar parado! Muitas vezes só lembramos da parte financeira quando temos algum problema grave. Use essas 11 dicas para evitar que esse momento chegue.

Agora que você aprendeu a fazer a gestão administrativa e financeira do seu escritório de arquitetura, que tal aprender como organizar seus processos e gestão? Leia também: Escritório de arquitetura organizado: do cronograma ao capital humano

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