Como a tecnologia pode ajudar no gerenciamento de pessoas

Em um mundo cada vez mais integrado pela tecnologia, as pessoas têm acesso a informações em tempo real como nunca antes.

E muito mais do que apenas aproveitar tudo isso em redes sociais ou aplicativos de stream de música e vídeo, essa conectividade tem trazido incríveis oportunidades para a gestão de negócios, a integração, o trabalho em equipe nas empresas e o gerenciamento de pessoas.

Veja, a seguir, como desfrutar ao máximo todo poder da tecnologia da informação para inovar sua forma de trabalhar, conseguir mais produtividade no dia a dia e excelentes resultados nos mais diversos tipos de empreendimentos.

Usando a nuvem para o gerenciamento de pessoas e informações

 

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gerenciamento de pessoas na nuvem

Seja qual for o tipo do seu negócio, de um escritório de arquitetura a um e-commerce, de uma loja de roupas a um restaurante, a rapidez na troca de informações e a discussão de diferentes ideias e pontos de vista é fundamental.

Nesse sentido, os mais diversos aplicativos disponíveis na internet têm promovido o gerenciamento de pessoas e equipes de uma forma muito mais natural, ágil e intuitiva.

O G Suite, por exemplo, é um conjunto de aplicativos disponibilizados pelo Google (basta ter uma conta do Gmail), pensado sob medida para simplificar a sua forma de trabalhar e fazer com que as ferramentas trabalhem para você usando a chamada tecnologia de computação em nuvem com foco na colaboração em tempo real.

E as vantagens vão muito além disso. Confira como coordenar sua equipe com auxílio da nuvem e dos apps colaborativos.

Toda informação em um só lugar, acessível por todos de forma transparente

 

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gerenciamento de pessoas: tudo em um só lugar

Uma das grandes vantagens da computação em nuvem é que é possível ter acesso às informações onde quer que esteja, através de diferentes dispositivos

Assim, se o departamento financeiro, por exemplo, desenvolveu uma nova planilha de custos que deve ser preenchida por determinados funcionários diariamente, com as horas de trabalho alocadas em cada cliente, ela estará disponível online para que cada um preencha como achar mais viável, através do seu celular, do tablet, do computador, estando ou não na empresa.

E aqueles documentos que precisam da contribuição de diversas pessoas e no fim não se sabe qual a versão correta e mais atualizada? Nunca mais! Todas as revisões são feitas em um único documento capaz de identificar exatamente quem fez os ajustes e ainda guardar todas as versões anteriores para caso precise restaurar, com apenas um clique. E o mesmo vale para um cadastro de endereços de clientes usado pela equipe comercial, um template de orçamento da equipe de compras e diversos outros documentos.

E mais: se você quiser, pode até usar uma mídia social interna, um G+ Corporativo, ou uma intranet com o Google Sites, para auxiliar na integração de novos colaboradores, divulgar políticas internas, criar um jornal interno, divulgar projetos especiais criando grupos e  muito mais, inclusive, no Google Plus, cada colaborador tendo seu perfil pessoal corporativo nessa mídia social exclusiva da empresa.

Segurança das informações

 

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gerenciamento de pessoas: tenha segurança na informação

Além da informação fluir com mais rapidez, facilitando o gerenciamento de pessoas, ela está segura, em servidores externos administrados por empresas de porte mundial e certificadas, como o Google.

E quem cria os documentos pode definir níveis de acesso, de forma que só quem ele convidar poderá ver esses arquivos e, mesmo assim, em 3 níveis de interação:

  • Apenas ver
  • Apenas ver e fazer comentários
  • Ver, comentar e editar

Dessa forma, dependendo da senioridade, nível hierárquico ou papel do membro da equipe naquele projeto, ele terá diferentes graus de interação com documento. Ou até mesmo em um arquivo de imagem ou um pdf, dentro do Google Drive, é possível impedir a realização de downloads do documento.

Acesso por dispositivos móveis

 

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gerenciamento de pessoas: acesso dispositivos móveis

A distância já não é mais um obstáculo no gerenciamento de pessoas.

Seu funcionário precisa consultar aquele relatório, mostrar um orçamento ou mesmo uma imagem com urgência? Basta usar um smartphone para visualizar os mais variados tipos de arquivos, como contratos, filmes, plantas, imagens, planilhas e muito mais.

E se precisar, pode até enviar por e-mail ou compartilhar no Drive de cliente, fornecedor ou parceiro de negócios imediatamente e discutir o assunto ali mesmo, onde estiver, sem demora ou complicação.

Mais inovação e criatividade

 

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gerenciamento de pessoas: inovação e criatividade

Hoje em dia se fala muito em inovação organizacional e criatividade. Já pensou criar uma apresentação de slides de uma campanha de publicidade para um cliente, com toda a equipe colaborando ao mesmo tempo, no mesmo documento e fazendo edição em tempo real?

Com os documentos compartilhados e editáveis do Drive do G Suite isso é possível, de forma que a integração de equipes é total.

Falando em criatividade e inovação, como estão suas redes sociais? Confira as principais redes sociais para arquitetos gerarem negócios.

O pessoal da arte pode incluir suas criações, enquanto os redatores fazem os textos, a equipe de planejamento apresenta a mecânica da campanha, o financeiro coloca planilhas de custos e o mais interessante é que quando chegar o momento de compartilhar tudo isso com o cliente, você não precisará anexar nada no e-mail, basta enviar o link do documento do Google Drive e seu cliente não precisará esperar horas baixando o arquivo para visualizar.

Tudo isso sem aquele vai e vem de e-mails, mas com todo mundo trabalhando ao mesmo tempo.

É ou não é um jeito muito prático de promover o gerenciamento de pessoas e equipes?

Trabalho remoto

 

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gerenciamento de pessoas: trabalho remoto

Mesmo que sua empresa não pratique o home office ou teletrabalho (uma tendência que se mostra cada vez mais produtiva), compartilhar informações na nuvem permite que colaboradores em deslocamento para um cliente, ou mesmo viajando, estejam a par de todas as informações, alimentem planilhas e outros documentos e tenham acesso a eles sempre que necessário.

Reuniões a distância

 

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gerenciamento de pessoas reuniões a distância

Precisa reunir 2, 3 ou até muito mais funcionários para conversarem frente a frente?

Use o Hangouts, um aplicativo de chat e videoconferência, com som, imagem em HD, texto, compartilhamento de telas e muitas outras funcionalidades.

A importância da gestão do conhecimento

 

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gerenciamento de pessoas: gestão do conhecimento

Todas essas informações que são criadas e compartilhadas se mantém arquivadas em um Drive de alta capacidade de armazenamento, onde cada versão anterior dos arquivos fica guardada para consulta, com o nome de todos que editaram (e quando), criando um legado de conhecimento que pode ser acessado por qualquer um (com permissão para isso), a qualquer momento.

O conhecimento e os aprendizados da empresa ficarão sempre seguros neste Drive, para educar e auxiliar novos funcionários com este precioso legado.

Veja também: 7 livros que não são de arquitetura, mas que todo arquiteto deveria ler

Como você viu, a tecnologia permite gerenciar pessoas para que elas se sintam mais livres para trabalharem onde desejarem, proporcionando menores custos e mais produtividade para as organizações e um repositório de informações único e confiável.

Além do gerenciamento na nuvem, você mantém seu escritório também organizado? Veja como organizar tudo. Do cronograma ao capital humano.

Este post foi escrito pela equipe da Safetec, uma empresa estabelecida no conceito de inovar a forma de trabalhar das organizações, através de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.